Hoe ik begon met werken als Virtual Assistant, en 5 tips die ik toen graag had gehoord
Vast te mooi om waar te zijn, dacht ik altijd. Werken als virtual assistant en op die manier de wereld over kunnen reizen. Of in ieder geval, dat lukt mij vast niet. Veel te veel onzekerheid ook. Wat als ik ziek wordt of geen klanten kan krijgen? Of wat als ik helemaal niet zo goed blijk te zijn als ik denk?
Spoiler; het lukte. En hoe! Vandaag vertel ik je er alles over. En geef ik je 5 tips die ik heel graag had willen horen op het moment dat ik me inschreef bij de KvK. Ben je hier alleen voor de tips? Scroll dan even naar beneden!
Mijn achtergrond
Mijn hele leven was ik al een boekenworm. Een van mijn eerste herinneringen is dat ik een Jip en Janneke boekje opeens zélf kon lezen. Volgens mij was ik echt nog heel jong.
Op de middelbare school vond ik weinig vakken leuk, maar Nederlands volgde ik met plezier. Ook de andere talen vond ik interessant en gingen me goed af. Scheikunde daarentegen.. dat was niet best.
Ik koos voor een studie Nederlandse Taal en Cultuur aan de Universiteit van Amsterdam. Mijn hoofdrichting was literatuur, met een minor journalistiek.
Na mijn studie Nederlands
Na mijn studie werkte ik als management assistent, projectleider, eventmanager, community manager, tekstschrijver, redacteur en communicatie adviseur.
Toen ik na een korte periode thuis had gezeten (overspannen, zoals het echte een millennial betaamt) en daarna zwanger werd wist ik het zeker. Elke dag 3 uur reizen van en naar een kantoor, werken op verplichte tijden en dagen, en maar 5 vakantieweken in het jaar, dat wilde ik niet meer. Écht heel erg niet meer.
Ik ging nadenken over wat ik als zzp’er kon gaan doen. En over hoe ik mezelf kon noemen zodat klanten me konden vinden. Eerst wilde ik zelfstandig redacteur worden, maar het vooruitzicht van de hele dag alleen maar teksten en Track Changes stemde me niet heel enthousiast.
Niet alleen kon ik goed redigeren, maar ook goed organiseren, schrijven en coördineren lag me goed. Ook wist ik een ding of twee van social media, en ik vond het vooral heel leuk om met mensen samen te werken.
Toen wisten maar weinig mensen wat een virtual assistant precies was
Nu lijkt het misschien voor de hand te liggen, maar op dat moment – we schrijven eind 2018 – was het begrip ‘Virtual Assistant‘ nog niet zo breed bekend als nu. Er waren en nog maar een handvol in Nederland: zo’n 300 ongeveer. Vergelijk dat eens met nu: er staan op dit moment meer dan 3000 virtual assistants ingeschreven bij de KvK.
Toch kwam ik op de het concept VA, en al heel snel wist ik; dit ben ik! Dit is wat ik kan, hier ben ik goed in. Ik ga gewoon ondernemers helpen als virtual assistant.
Welkom bij de KvK
In december van 2018 schreef ik me in bij de KVK en werd ik officieel zelfstandig virtual assistant en tekstschrijver. En het bleek een schot in de roos, voor mij. Ik had gehoopt maar nooit verwacht dat ik het werken als ondernemer zó leuk zou vinden. Ik heb de vrijheid om zelf alles te kunnen bepalen en dat vind ik heel tof. Van hoe mijn website eruit ziet tot op welke momenten – en waar – ik m’n werk doe. En verrassend, zelfs het mezelf verkopen, ik word er echt blij van. Wij gingen op reis, het werk vanuit de camper kon gewoon doorgaan, het leven was mooi. Hard werken, yes, maar mooi. Wat een top beslissing!
Vrijheid
En het is zo gelaagd, je bent niet alleen een zakelijk dienstverlener maar ook een zzp’er / ondernemer. Je moet dealen met alle facetten waar de ondernemers waarvoor je werkt ook mee moeten dealen. En bovendien moet je zorgen dat je bij blijft als het gaat om ontwikkelingen in je vakgebied, zodat je jouw ondernemers zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Wat dat vakgebied precies is, dat bepaal je lekker zelf. Bovendien kun je zelf je uren indelen, zelf bepalen met wie je graag werkt, en met wie niet. Je kunt je bijscholen in de richting van jouw interesses. En alles zelf beslissen; van de kleuren van je website tot je uurtarief aan toe. Vrijheid!
Zijn er ook nadelen? (Ja)
En ja, natuurlijk zijn er ook nadelen ten opzichte van bijvoorbeeld een vergelijkbare baan als management assistent in loondienst. Je moet je eigen pensioen opbouwen. Je moet je eigen arbeidsongeschiktheidsverzekering regelen. (Heel eerlijk; een AOV heb ik pas net een paar maanden en mijn pensioen opbouwen, daar hoop ik volgend jaar mee te starten.) En natuurlijk moet je zelf zorgen voor vakantiegeld. En voor uberhaupt voldoende inkomen om tijdens je vakanties niet door te hoeven werken. Natuurlijk is er tijdelijk ook geen inkomen als je ziek bent.
Maar voor mij staat het gevoel van vrijheid daar dus tegenover, en dat overwint het mákkelijk van alle bezwaren.
Locatie onafhankelijk werken
In 2020 kochten wij ons kluspaleis op Groningse grond. Er is hier in de buurt niet veel werk, zeker niet als je niet op het land kunt werken. Maar mijn werk als virtual assistant verhuisde gewoon met me mee.
Een van de meest gestelde vragen van mensen die weten waar ik woon is: maar wat voor werk doe je dan? Ik schep er nog altijd veel plezier in om dat uit te leggen. En de reactie daarna is ook altijd zo leuk: ahaaaa, wat slim! Vind ik nou ook 🙂
Virtual assistant worden: van niets naar iets
Als je me vraagt of dat in het begin ook zo was, dan moet ik eerlijk zeggen: nou, nee. Het vertrouwen in mezelf en in mijn bedrijf moest absoluut groeien.
Mijn eerste jaar draaide ik een omzet van zo’n €6000 euro, winst €5500, zoiets. Geen vetpot. Ik had het geluk dat ik er een parttime baan in loondienst naast had in het begin. Dat maakte de overgang wat minder spannend.
Ik had toen ik begon natuurlijk geen klanten, niemand kende me of wist wat ik deed. De begrippen ‘virtual assistant’, ‘ virtueel assistent’ of ‘VA’ waren ook onbekend. Online en op afstand werken was ook láng niet zo gangbaar als dat het nu is. Wel had ik het geluk dat ik vanuit mijn eerdere banen een klein maar leuk netwerk had opgebouwd van ondernemers, die toen ik mijn diensten aan ging bieden graag gebruik wilde maken van mijn hulp.
Ik heb het ‘beroep VA’ ook zelf uit moeten vogelen. Natuurlijk waren er anderen die hun ondersteunende diensten online aanboden. Maar een opleiding was er nog niet. En een duidelijke functieomschrijving of betekenis van het begrip virtual assistant stond ook nog niet vast. Mijn voordeel hierbij was dat ik dus helemaal zelf mocht bedenken hoe ik dat dan ging doen, dat hele VA’en. (Dat had ik anders sowieso gedaan, ik bedenk alles graag altijd helemaal zelf, soms – oke geregeld – tegen beter weten in). Ik heb het helemaal op mijn manier in kunnen vullen, en doe daardoor het werk wat ik het leukste vind. Ik mag mijn werkdagen doorbrengen in de kielzog van een aantal buitengewone vrouwen en zet me in om hun bedrijven nog beter, makkelijker, groter en leuker maken. Wat nogal fantastisch is.
Verrassend: tóch ben ik gestopt met werken als virtual assistant
Lang zat ik als virtual assistant helemaal op mijn plek in een ondersteunende maar gelijkwaardige rol, waarbij ik mijn kennis en vaardigheden in kon zetten om andere ondernemers vooruit te helpen.
Inmiddels ben ik een bijna 5 jaar verder, en heb ik ontdekt dat er een andere rol is die me nog beter past. En dat is de rol van online business manager.
Steeds vaker wordt ik ingezet als OBM, waarbij ik teams van VA’s en andere zzp’ers samenstel en aanstuur. Ik maak projectplanningen, voorstellen en aanbestedingen, en geef advies. Ik werk met veel plezier aan het in kaart brengen van werkprocessen en het optimaliseren en/of elkaar zetten van soepele en overzichtelijke workflows. Bijna al mijn werkzaamheden hebben iets met communicatie (cirkeltje rond) en strategie te maken. Maar begrotingen maken, financiële overzichten opzetten en doelen stellen vind ik ook leuk.
‘Mijn’ ondernemers
Ik werk voornamelijk voor ondernemers die hun online zichtbaarheid willen vergroten en willen groeien. En voor ondernemers die algemene ondersteuning zoeken om hun werkdruk te verlichten. Vaak zijn zij toe aan meer structuur en zijn klaar voor het automatiseren van processen. Soms willen zij een groot (of niet zo groot) project gaan starten, maar niet in hun eentje. En voor ondernemers die (willen gaan) werken met een compact team van zzp’ers.
Een onderdeel van mijn werk is het opleiden van VA’s. Dat doe ik op verschillende manieren. Onder andere door maandelijkse gratis masterclasses te geven, en af en toe een VA spreekuur te houden. Hier kunnen zowel startende als ervaren VA’s bij aansluiten, en mij vragen stellen. Zo bouw ik aan mijn netwerk, weet ik beter met wie ik te maken heb bij een eventuele samenwerking, en doe ik iets helpends voor een ander 🙂
Ben jij (startende) VA en wil je aansluiten? Vul dan het VA formulier in.
Hier zijn 5 tips die ik graag had willen horen toen ik startte met werken als virtual assistant
- Je hebt niets nodig behalve een telefoon, een laptop, en wifi.
Ik dacht dat ik een website nodig had, een zakelijk mailadres, een goedlopend instagram account, om klanten te kunnen krijgen. Hoewel het in mijn ogen belangrijk is dat je dit allemaal hebt als jezelf serieus nemende VA, heb je het écht allemaal niet nodig om te starten. Je start gewoon! Schrijf je in bij de KvK en mail al je contacten dat ze je in kunnen huren. Schrijf erover op je LinkedIn en je Instagram, en zie wat er gebeurt. Mensen schakelen graag mensen in die ze kennen en vertrouwen. Je eerste klant, die ken je waarschijnlijk al 🙂 - Specialiseer je.
Toen ik begon wist ik nog niet zo goed welk werk ik precies wilde doen. Daarom deed ik toen eigenlijk zo’n beetje alles wel. Administratie, social media, PowerPoints opmaken, teksten schrijven, draaiboeken maken, mappenstructuren opschonen, ga zo maar door. Ik was wat ze nu noemen een ‘allround VA’. Ik merk, nu ik vaak als opdrachtgever op zoek ga naar VA’s, dat ik vaker kies voor een virtual assistant die heel goed kan waarnaar ik op zoek ben. Liever dat, dan een alleskunner die alles een beetje kan. Je kunt gerust eerst rondkijken en proeven van alles wat er te doen is, voor je je specialiseert. Uiteindelijk is het altijd een goed idee om een richting te kiezen en je daar echt in te verdiepen. - Zeg soms ‘nee’.
Heel eerlijk: in het eerste jaar had ik nooit nee tegen je gezegd als je me in had willen huren. Ook niet als ik je digitale plee had moeten schrobben. Maar inmiddels weet ik; een klus aannemen die niet bij je past, of aan de slag gaan voor een opdrachtgever die niet goed voelt, kost je meer dan alleen je tijd. Het kan er in het slechtste geval zelfs voor zorgen dat je werken als virtual assistant helemaal niet meer zo leuk vindt. En dat terwijl dit nou juist het beroep bij uitstek is dat je zelf zo mooi vorm kunt geven. Luister dus altijd goed naar je gevoel, en durf soms ook iets af te slaan. Je zult zien: hoe beter jij weet wat je wél wilt, hoe meer je dat type klant / werk aan gaat trekken. - Het is niet erg als je iets niet kunt.
Je opdrachtgever kan van alles aan je vragen, soms de meest uiteenlopende dingen. En zij weet niet wat jij allemaal wel en niet kunt. Het is dus aan jou om daar eerlijk en duidelijk over te zijn. Ik geef altijd 3 opties wanneer ik iets niet kan. A) ik kan er helemaal voor je induiken en het dan voor je doen. Kost me iets meer tijd als dat een ander het zou doen. Maar daarna kan ik het wel voor altijd voor je doen. B) ik kan tijd besteden aan het zoeken naar iemand die het wel kan. C) je zoekt zelf iemand die het wel kan. Dit werkt altijd goed, en zo weet iedereen waar die aan toe is. - Leer het een en ander over SEO.
Mijn eerste onbekende klant, dus iemand die niet via mijn netwerk kwam, vergeet ik nooit meer. Het voelde als een enorme mijlpaal. Iemand heeft mijn website gevonden, mijn teksten gelezen, en toen besloten mijn klant te willen worden! Ik kan er nog steeds om glimlachen. Ik heb toen mijn aanwas aan klanten uit mijn netwerk wat minder werd, me goed verdiept in SEO. Dat lukte aardig. En zelfs zo aardig dat ik een tijdje bovenaan de zoekresultaten stond als je zocht op ‘virtual assistant tekst’ (ben er nog steeds trots op). Inmiddels sta ik op plek 7, zag ik net. Een hoewel ik zelf niet meer werk als virtual assistant, goed gevonden wordt ik alsnog. Er zijn allemaal handige programma’s die je helpen met SEO. Het is niet moeilijk, maar het is wel nodig. En als het echt goed gaat zet het hartstikke zoden aan de dijk. De moeite waard!
Wil jij ook werken als virtual assistant?
Dat waren mijn tips, en dat was mijn verhaal. Ben je na het lezen nieuwsgierig naar mijn werk, of wil je zelf misschien wel starten als virtual assistant? Volg me dan op Instagram. Waar ik niet alleen deel over de avonturen rondom de verbouwing van ons Groningse kluspaleis en avonturentuin, maar ook over mijn werk. Enne, zeer geregeld komen er opdrachten voor VA’s voorbij. Dus als je een virtual assistant bent die nog ruimte heeft voor een klus, volg me dan zeker. Je vindt me onder @veer.in.grunn. Leuk om daar te connecten!
Niet vergeten, ben jij (startende) VA en wil je aansluiten bij de gratis masterclasses, spreekuren en de gezellige VA app groep? Vul dan het VA formulier in.